- Administratie in orde in 4 stappen

Je administratie onder controle in 4 stappen! Stuur dit artikel door! | Print

Geschreven door onze deskundige Els Jacobs van De Huishoudcoach

Heb jij ook zo'n hekel aan of moeite met het doen van je administratie? Geen nood, met de ‘4 stappen methode' van Els Jacobs van De HuishoudCoach is administreren voortaan een fluitje van een cent!

Klaar voor de start...?

Leg om te beginnen bij je administratieplek een eenvoudig werkarchief aan; koop hiervoor drie tijdschriftcassetttes en geef die de labels 'Doen', 'Lezen' en 'Bewaren'.

Maak elders in huis (bijv. op zolder of in je werkkamer) een bewaararchief met minimaal 12 hangmappen of ordners. Bewaar daarin je belangrijke stukken op onderwerp (bijvoorbeeld 'belastingen', 'school', 'auto').

... Af!!!

Pas vervolgens de onderstaande '4 stappen methode' toe om korte metten te maken met je onoverzichtelijke, achterlopende administratie!

Stap 1 - Dagelijks

Sorteer dagelijks alle inkomende post. Zodra de post op je deurmat valt, maak je alle enveloppen open en neem je je poststukken vluchtig door. Gooi enveloppen en paperassen die je niet nodig hebt of wilt houden, meteen in de papierbak. Stop de overige poststukken in de juiste tijdschriftcassette. Doe te betalen rekeningen eventueel in een doorzichtige L-map in de 'Doen'-cassette. Deze sorteeractie kost je misschien maar 2 minuten per dag, maar bespaart je straks enorm veel zoektijd en stress!

Stap 2 -wekelijks

Schoon wekelijks de 'Doen' en 'Lezen' cassettes van je werkarchief op. Plan liefst op een vaste dag van de week een 'administratie half uurtje' en handel alle poststukken uit de 'Doen' en Lezen' cassette af; betaal rekeningen, beantwoord uitnodigingen, enzovoort. Besluit vervolgens wat er met de afgehandelde poststukken moet gebeuren: bewaren - dat wil zeggen in de 'Bewaren' cassette doen - of gewoon lekker weggooien :-).

Stap 3 - maandelijks

Schoon maandelijks de 'Bewaren' cassette van je werkarchief op. Neem deze cassette mee naar je bewaararchief elders in huis en bekijk nogmaals of je elk stuk papier echt wilt of moet bewaren. Zo ja, hevel het over naar één van de mappen in je bewaararchief. Zo niet: meteen weggooien!

Stap 4 - jaarlijks

Schoon jaarlijks je bewaararchief op. In een jaar tijd kan een mens een hoop papieren verzamelen, dus na verloop van tijd slibt ook je bewaararchief dicht. Kijk daarom één keer per jaar de mappen in je bewaararchief door en gooi weg wat weg kan!

De postbode als je beste vriend

De '4 stappen methode' valt of staat met het consequent zetten van de eerste stap. Want als je stap 1 niet dagelijks zet, wordt het moeilijk om stap 2 te zetten. En wanneer je stap 2 niet zet, komt stap 3 serieus in het gedrag, om over stap 4 natuurlijk maar te zwijgen. En zeg nou zelf... zo moeilijk is het toch niet om die 3 of 4 poststukken meteen te openen en in een tijdschriftcassette weg te werken? Heb je meteen ook geen last meer van die groeiende stapels papier op je eettafel! ;-)

Dus... beschouw de postbode voortaan als je beste vriend, we els jacobs rk alle binnengekomen post meteen weg in je tijdschriftcassettes en handel de ingekomen poststukken 1 x per week binnen een half uurtje af. Zo zal er nooit meer een poststuk aan je aandacht ontsnappen en behaal je met de kleinst mogelijke inspanning het grootst mogelijke effect!